运营经理一直被视为一个多方位的专业职责,他除了需有足够的技术和知识外,更重要的是与活动组织者紧密合作,清楚地明白他们的一切需求。当micenet亚洲采访一位经验丰富的活动策划者以及一名场地提供者,一个称职的运营经理应具备什么条件时,双方都一致认为“软技能”远比技术专长重要,而且是保留业务关键的因素。

编纂: KRISTIE THONG

杨瑞安拥有超过15年的创意及活动管理经验,他曾策划及管理多个新加坡及亚太地区的会议、产品及服务展览、以及产业和品牌发布会。他的丰富经验也包括了为重要和高端客户制作世界首演和世界一流的表演。
一个强势的品牌或良好的声誉已不再足以确保业务的持续发展。会展业已经发展成一个竞争非常激烈的商业战场,许多场地都纷纷为客户提供增值服务、多元化产品以及优惠的价格。想要在如此激烈的商业竞争中求存求胜将仰赖于不同层面的策略。
许多会展场地都出资建设相关设备,如开发互联网连接和智能技术能力以
区分自己与竞争对手。但是硬件设施本身并不足以让一家公司在同业中脱颖而出。
“软件设施” 是推动业绩和增加利润回报的关键因素。有效的流程和技能是促进持久业务关系关的催化剂,而公司所雇用的人员,不仅要熟悉整个活动流程,也须有适当的专才技能,以更好地应对客户的需求。
在众多的关键因素中,员工丰富的专业知识和应变能力显得至关重要。他们必须有能力为客户所遇到的难题提出有效且独特的方案。
要做到这一点,必须制定完整的流程,其中职业健康及安全程序、防火测试标准以及健全的安全疏散管理制度是极为重要的。
此外,流程必须精简以促进有效的沟通和协作。场地运营商必须提供高效的“一站式”服务–所有活动细节,从一开始到结束都有一系列行之有效的“管理”手段作支撑。
有了完善的硬件和“软件” 设施,场馆将能吸引更多客户和确保业务的持续发展。

 

Antony Ettler 曾在澳大利亚雪梨的某一家大机构担任至少10年的运营经理。他的职责包括管理9个规模介于10到2000人的活动场地、聘请新员工、经理及监事培训、员工排班,以及联系重要客户。

一个成功的运营经理应具备什么条件?或许有人会说是
“知识和技术技能”。我认为知识和技术技能固然重要,但更重要的是X因素。知识和技术技能在实际工作中或任何管理课程中都学得到,但X因素却不能。我所谓的X因素指的是那些被称为“软技能”的人格特质。这不仅包括能与不同社会文化背景的人沟通,还能与同侪及工作相关的人和睦相处。运营经理不只在公司内部各部门起着举足轻重的作用,在联系公司外部的许多业务伙伴如供应商等也扮演了重要的角色。总之,若无法在高压的环境中判断事情的轻重缓急及优先顺序,就无法胜任这个职务。

例如,在一个盛大的宴会上,主菜即将上桌,就在这个时候,你的客户要求主菜推迟10分钟上桌,因为公司总裁需致辞。在这紧要关头,另外三个棘手的问题接踵而至:一个迟到的与会者要求服务员将他错过的鲑鱼副菜端给他,可是厨师却说所有副菜已倾情奉上,一份也没剩。这时另一个下属跑来告诉你啤酒机坏了,而在座的许多宾客正在喝啤酒。与此同时,在阳台上,一场酒精消耗(RSA)的问题正在上演。为了筹备这个盛宴,你已不眠不休,持续工作了16个小时。这时你心中自问,没有新鲜鲑鱼,是否可用干鱼取代?事实是,若采用干鱼,所有的培训,策划和努力将白费。若是你,该怎么办?

判断了问题的轻重缓急后,身为运营经理的你认为准时为宾客奉上主菜是三个问题中最重要的,你果断地委派下属去解决其它两个问题,然后你亲自向客户解释,并说服他总裁可以在主菜上桌时才致辞。向客户说“不”一般在酒店管理及服务业中被视为“禁忌”,但有时形势所需,而本能的判断告诉你必须这么做,那么你就应该很有技巧地向客户说“不”。

总之,缺乏“软技能”–对问题的常识性了解和本能的判断(英语中的common sense)、懂得合理分配工作、判断事情的轻重缓急及优先顺序、在睡眠不足的情况下仍可照常工作和良好的沟通技巧,你将无法成为一名成功的运营经理。


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